文件管理：元資料
什麼是元資料？
元資料就像是文件的「身分證」，為文件加上結構化的描述資訊，讓 AI 助理在檢索時能更精準地找到對應的文件。
以電商AI客服平台為例：
目前 AI 助理被應用於電商客服平台中，而知識庫裡同時存放著春季促銷、夏季特賣、週年慶等數十份活動文件。當客戶詢問「春季有什麼優惠？」時，如果沒有元資料，AI 助理只能透過語意搜尋在所有文件中尋找相關內容，可能同時找到春季促銷、夏季特賣，甚至去年的舊活動，導致回答不夠精準。
為春季促銷活動文件加上元資料後：
category: 促銷活動
season: 春季
member_level: 一般會員
status: 已審核
version: v2當客戶再次詢問「春季有什麼優惠？」時，AI 助理會先根據 season: 春季 與 category: 促銷活動 鎖定對應文件，再進行語意搜尋，確保回答的內容精準對應春季促銷，而不會混入其他季節或已結束的活動資訊。
為什麼要使用元資料？
當知識庫中累積大量文件時，單靠語意搜尋有時無法精確找到最相關的內容。元資料能在語意搜尋之前先縮小搜尋範圍，讓 AI 助理更快、更準地找到對應文件，協助您：
提升檢索精準度
客戶詢問春季促銷時，AI 助理優先鎖定
category: 促銷活動與season: 春季的文件，而非在上百份文件中盲目搜尋減少 AI 助理引用不相關文件的機率，降低錯誤回答的風險
維持內容品質
透過
status: 已審核確保 AI 助理引用的是已核准的內容透過
version追蹤文件版本，避免引用過期資料
為文件新增元資料
以春季促銷活動文件為例，為它加上 category: 促銷活動、season: 春季 與 member_level: 一般會員，讓 AI 助理在相關對話中能更精準地鎖定這份文件：
在知識庫中，點選「元資料管理」頁籤，進入元資料管理頁面
點選右上角「新增自訂欄位」，進入「新增元資料畫面」
依序填入元資料標籤，依照三種資料標籤來定義不同資料之型態：
categoryseasonmember_level
接著，回到「文件」頁籤，點選「編輯」圖示
依序填入每筆文件的元資料敘述。
以 VIP春季促銷活動.docx 為例，填入以下資料標籤：
category: 促銷活動season: 春季member_level: VIP會員
全數輸入完畢後，元資料就會顯示在該文件的欄位中
為 FAQ 新增元資料
進入知識庫內的 FAQ 管理介面，選擇要編輯的 FAQ 後，點擊「編輯」按鈕
依序填入每筆文件的元資料敘述
新增的元資料就會出現在 FAQ 列表中
自訂連結（url）
url 是元資料系統中的一個保留字。當您在文件的元資料中設定 url 欄位後，客戶在對話中點擊 AI 助理的引用來源時，系統會自動跳轉至您指定的網址，而不是開啟原始的內部檔案。
舉例來說：知識庫裡的文件通常是 PDF 或 Word 檔，客戶點擊 AI 助理的引用來源時，預設會開啟或下載這份內部檔案。但很多時候，您真正希望客戶看到的，是官網上的即時頁面——有最新庫存、購買按鈕、甚至倒數計時的那個頁面。
這時候，您只需要在元資料中加入一行 url 設定，就能讓引用來源直接跳轉到您指定的網址，而不是開啟內部檔案。
延續春季促銷活動的情境，在這份文件的元資料中加入：
設定完成後，當客戶詢問「春季促銷有什麼優惠？」時，AI 助理引用這份文件回答，客戶點擊引用來源，不會下載 PDF，而是直接開啟官網的春季促銷頁面，立即看到最新活動內容與購買入口。
實際範例：
如下，未設定 url 值前點按引用節點，點按任何一個節點(如：初級露營.pdf)就能夠查看原始文件 (您可以在對話平台中設定是否要讓使用者下載原始文件檔案)：
查看引用節點
查看原始檔案位置
將 Google 首頁網址放入元資料中
再次點按引用的節點檔案 (露營注意事項.txt)，就不會顯示文件預覽，而是覆蓋成開啟 Google 首頁：
這個功能最適合用在哪裡？
只要您希望客戶在獲得資訊後，能夠立刻採取下一步行動，url 設定就能派上用場：
促銷活動：引用來源直接跳轉活動頁，客戶看完優惠立刻下單
產品介紹：跳轉至官網產品頁，客戶可即時查看規格、庫存與價格
退換貨政策：跳轉至客服說明頁，客戶自助完成申請，減少客服負擔
活動報名：跳轉至報名表單，客戶看完說明立刻填表，不需另外搜尋
📌 url 是元資料系統中的保留字，設定後會覆蓋原有的檔案位置，請確認您填入的網址是可公開存取的頁面。
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